Politikat e privatësisë - Masat për sigurinë e të dhënave personale

MASAT PËR SIGURINË E TË DHËNAVE PERSONALE

Ne, si kontrollues të të dhënave personale, marrim masa organizative dhe teknike të përshtatshme për të mbrojtur të dhënat personale nga shkatërrime të paligjshme, aksidentale, humbje aksidentale, për të mbrojtur aksesin ose përhapjen nga persona të paautorizuar, veçanërisht kur përpunimi i të dhënave bëhet në rrjet, si dhe nga çdo formë tjetër e paligjshme përpunimi.
Universiteti Politeknik i Tiranës, si kontrollues i të dhënave personale merr gjithashtu këto masa të veçanta sigurie:

• Përcakton funksionet ndërmjet njësive organizative dhe operatorëve për përdorimin e të dhënave;
• Përdorimi i të dhënave bëhet me urdhër të njësive organizative ose të operatorëve të autorizuar;
• Udhëzon operatorët, pa përjashtim, për detyrimet që kanë, në përputhje me ligjin për mbrojtjen e të dhënave personale dhe rregulloret e brendshme për mbrojtjen e të dhënave, përfshirë edhe rregulloret për sigurinë e të dhënave;
• Ndalon hyrjen e personave të paautorizuar në mjediset e kontrolluesit ose përpunuesit të të dhënave.
• Aksesi në të dhënat dhe programet, bëhet vetëm nga personat e autorizuar, ndalon hyrjen në mjetet e arkivimit dhe përdorimin e tyre nga persona të paautorizuar;
• Vënia në punë e pajisjeve të përpunimit të të dhënave bëhet vetëm nga personi i autorizuar dhe çdo mjet sigurohet me masa parandaluese ndaj vënies së pautorizuar në punë;
• Regjistron dhe dokumenton modifikimet, korrigjimet, fshirjet, transmetimet, përditësimet, etj.
• Sa herë që punonjësit e Universitetit Poiteknik të Tiranës largohen nga vendi i tyre i punës, ata duhet të mbyllin kompjuterat e tyre, dollapët, kasafortat dhe zyrën, në të cilat janë ruajtur të dhënat personale;
• Nuk duhet të largohen nga mjediset e punës kur ka të dhëna të mbrojtura në tavolinë, dhe ndodhet në prani të personave të cilët nuk janë të punësuar nga ana e UPT;
• Nuk mbajnë në monitor të dhëna personale, kur është i pranishëm një person i pautorizuar dhe sidomos në vende jo publike;
• Nuk nxjerrin jashtë zyrës, në asnjë rast, kompjutera, laptop, flesh apo pajisje të tjera që përmbajnë të dhëna personale dhe nuk duhet ti lënë ato në vende të pasigurta, pa u siguruar për fshirjen apo shkatërrimin e të dhënave;
• Të dhënat të mbrohen duke verifikuar identitetin e përdoruesit dhe duke i lejuar akses vetëm individëve të autorizuar.
• Udhëzimet për përdorimin e kompjuterit, duhet të ruhen në mënyrë të tillë që ato të mos jenë të aksesueshme nga persona të paautorizuar;
• Kryejnë vazhdimisht procedurën e hyrjes dhe daljes duke përdorur fjalëkalime personale në fillim dhe në mbarim të aksesit të tyre në të dhënat e mbrojtura, të ruajtura në bazat e të dhënave të UPT;
• Njohja dhe regjistrimi i operatorëve terminalistë dhe i përdoruesve kryhet me përdorimin e fjalëkalimeve për hyrjen në bankën e të dhënave. Fjalëkalimet cilësohen sekrete dhe janë vetjake;
• Në dokumente që përmbajnë të dhëna të mbrojtura, duhet të sigurojnë shkatërrimin e materialeve ndihmëse, (p.sh. provat apo shkresat, matricat, llogaritjet, diagrame dhe skica) të përdorura ose të prodhuara për krijimin e dokumentit;
• Të dhënat e dokumentuara nuk përdoren për qëllime të tjera, që nuk janë në përputhje me qëllimin e grumbullimit.
• Ndalohet njohja ose çdo përpunim i të dhënave të regjistruara në dosje për një qëllim te ndryshëm nga e drejta për të hedhur të dhëna. Përjashtohet nga ky rregull rasti kur të dhënat përdoren për parandalimin ose ndjekjen e një vepre penale.
• Ruajnë dokumentacionin e të dhënave për aq kohë sa është i nevojshëm për qëllimin, për të cilin është grumbulluar.
• Niveli i sigurisë duhet të jetë i përshtatshëm me natyrën e përpunimit të të dhënave personale.
• Respektojnë aktet e tjera ligjore dhe nënligjore që përcaktojnë se si duhet të përdoren të dhënat personale.

Mbrojtja e të dhënave personale realizohet përveç të tjerave, edhe me marrjen e masave të sigurisë, si më poshtë:

1. Nëpërmjet instalimit dhe përditësimit automatik te sistemit antivirus dhe sistemit firewall, i cili menaxhohet nëpërmjet sistemit të serverave dhe pajisjeve network.
2. Përditësimit të sistemit operativ dhe rinovimit (update) të softwareve kompjuterike.
3. Lejimin e aksesit të stafit vetëm në ato materiale që i duhen për të kryer detyrën;
4. Përdorimin e fjalëkalimeve;
5. Specifikimi i procedurave të rikrijimit te sistemit (backup), në rast dëmtimi.

Ambientet, në të cilat do të përpunohen të dhënat personale duhet të mbrohen nga masa organizative, fizike dhe teknike që të parandalojnë aksesin e personave të paautorizuar në mjediset dhe aparaturat me të cilat do të përpunohen të dhënat personale. Zbatimi i masave të sigurimit duhet të bëhet në përputhje me nivelin e sigurisë së të dhënave dhe informacionit të administruar, si dhe treguesit e nivelit të rrezikut që mund të vijë nga ekspozimi i paautorizuar i informacionit të ruajtur.
Në ambientet ku përpunohen të dhëna personale zbatohen këto masa sigurie:

• Ndalohet hyrja e personave të paautorizuar.
• Personat që futen në këto ambjete duhet të pajisen me autorizimin përkatës nga titullari.
• Ambientet pajisen, me kasaforta e brava automatike me çelësa dhe drynë të veçantë nga ata të përdorimit të zakonshëm, të sigurta për mbrojtjen e dosjeve nga dëmtimi i tyre.
• Kryhet kontroll, për të parandaluar vendosjen apo përdorimin e mjeteve të përgjimit, regjistrimit a të filmimit.
• Sigurohet mbikqyrje e vazhdueshme, ditën dhe natën me roje fizike.
• Sigurohet mbikëqyrje e korridoreve me sisteme video – vëzhgimi (CCTV).

Në ambientet ku përpunohen të dhëna të mbrojtura (personale) lejohet të qëndrojnë:

1. Punonjësit e institucionit, vetëm nëse ata janë të punësuar në këtë ambient ose nëse prania e tyre është thelbësore për kryerjen e detyrave të punës.
2. Personeli i mirëmbajtjes së sistemit apo pajisjeve të telekomunikacionit lejohet të futet në këto ambiente, vetëm me lejë nga titullari i institucionit.

Pajisjet elektronike për përpunimin e të dhënave dhe informacioneve në strukturat e UPT përdoren vetëm për kryerjen e detyrave të përcaktuara në rregullore. Këto pajisje përdoren vetëm nga punonjës të UPT, të trajnuar më parë për përdorimin e tyre. Trajnimi i personelit që merret me përpunimin automatik të të dhënave bëhet nga Sektori i Teknologjisë së Informacionit. Për çdo gabim apo defekt në sistemet/databaset e institucionit, njoftohet administratori i sistemit, i cili mbi bazën e kërkesës bën rregullimin përkatës.
Programet për trajtimin e të dhënave dhe informacioneve të blera apo të dhuruara nga donatorë të ndryshëm menaxhohen nga Sektori i Teknologjsë së Informacionit. Kur një program i destinuar për trajtimin e të dhënave personale është krijuar me iniciativën e një punonjësi të jashtëm apo të një subjekti kontraktues, i cili nuk është i përfshirë në zhvillimin e organizimit dhe të planifikimit të programeve, para se të përfshihet në përdorimin e programit duhet të jetë miratuar nga Administratori. Pas miratimit, kryet instalimi e tij në pajisjet elektronike.
Për secilin program Sektori i Teknologjisë së Informacionit mund të përcaktojë:

1. Kush mund ta fshijë, kopjojë ose ta ndryshojë atë;
2. Ku duhet të ruhet kopja e programit dhe kush është përgjegjës për mbajtjen e tij të përditësuar.

Për më tepër, lidhur me masat e sigurisë të të dhënave personale në UPT, mund të lexoni Rregulloren “Për mbrojtjen, përpunimin, ruajtjen dhe sigurinë e të dhënave personale”, të këtij universiteti, publikuar në faqen zyrtare të internetit www.upt.al, në rubrikën “Politikat e privatësisë”.